第一章 总则

第一条  为了建立良好的日常办公秩序，树立良好的北京华樾慈善基金会（以下简称基金会）形象，提高办公效率，特制定本制度。

第二条  本制度适用基金会全体员工。

第二章  办公室行为规范

第三条  员工日常着装应端庄大方整洁得体，上班严禁穿拖鞋和奇装异服，杜绝前卫另类的装扮。

第四条  员工应仪容整洁，头发梳理整齐，女员工不染彩色头发，不戴夸张的饰物；男员工发长应适当，做到前不覆额、侧不掩耳、后不遮领，不留胡须。

第五条  上班期间行为举止要文明，说话要和气谦逊，使用文明用语，以营造团结、友善的办公氛围。

第六条  办公室严禁吸烟。上班期间不得大声喧哗、串岗、吵闹、无故闲聊、吃零食，以营造清新愉快的工作环境。

第七条  接待来访和接听电话应注意举止规范和文明用语；办公电话不得私用或闲聊，确有要事时，通话应简短扼要。公共办公区接打电话需注意语气和音量，应控制在对方能听到而不影响其他人为宜。

第八条  上班期间应保持办公桌面的清洁有序，下班时要将自己办公用品及桌椅摆放整齐方可离开。

第九条  爱护办公设备、仪器。办公室传真机、复印机等公用设备由专人负责，严格按操作规范使用办公设备；出现问题及时通知综合管理部视情安排专业人员维修。

第十条  基金会电脑专人使用，个人不得无故修改系统设置及软件安装。上班时间不得有炒股票、听歌、看电影、玩游戏等与工作无关的行为。

第十一条  做好保密工作，尊重别人隐私和基金会制度，力求做到不听、不看、不问、不传，不得擅自复印、抄录、转借涉及基金会保密资料、文件。

第十二条  倡导节约风尚，做到人走灯灭，窗关、电断、门锁，坚持谁后走谁负责的原则。

第三章  考勤管理制度

第十三条  工作时间

基金会工作日为周一至周五，每天工作时间7.5小时，每周37.5小时。

一般情况下08：30—17：00为在岗时间。其中11：45—12：45为午休时间。特殊情况，基金会及时调整作息时间。  

第十四条  考勤

在上班到岗后、下班离岗前，员工应在考勤机上登记考勤；发生未能按时考勤的情况时，执行下列规定：

（一）迟到

1.在规定上班时间后到岗者，按迟到处理；

2.到岗未记录考勤，且又未按规定补办手续者，按迟

到处理。

（二）早退

1.在规定下班时间前离岗者，按早退处理；

2.离岗未记录考勤，且又未按规定补办手续者，按早退处理。

（三）旷工

员工有下列行为之一的,视为旷工：

1.未经批准擅自不到岗的；

2.请假未获批准擅自休假者；

3.休假期满未续假或续假未获批准而逾期不归者；

4.根据工作需要调整员工工作岗位，员工未按照约定时间到岗位报到上班的；

5.迟到或早退超过30分钟未向上级提请事假的视为旷工；

6.其它无正当理由而缺勤的。

（四）出差

如因工作需要出差者，行程及车票（或机票）确定后须通过OA提交正式出差申请，经秘书长批准，综合管理部备案后方可出差。出差任务临时有变动的，可以撤销出差申请。临时决定的出差可以先口头请示，事后补办申请手续；员工出差返岗后应通过OA进行出差注销。

（五）加班

基金会提倡在规定工作时间内高效完成本职工作，不鼓励加班。因工作任务安排在正常工作时间之外，或因任务紧急需要临时占用周末或法定节假日的，应提前通过OA提出申请，经秘书长批准后方可加班。

提前到岗、正常工作晚走等一般不另计加班。

加班时间要根据工作情况合理安排调休，应在当年12月31日前调休或冲抵完毕，因工作繁忙确实无法完成调休或冲抵的，报秘书长审批后可以根据薪酬办法核发加班费。

凡是基金会统一放假需要值班的一律按双倍工资支付，遇国家规定法定节假日加班的，按国家规定执行。

（六）请假

请假应提前通过OA提交请假申请，经上级审批同意后方可请假。假后返岗时应进行销假登记。紧急情况可以先口头请假，事后通过OA补办手续。

（七）其它

遇有暴风雨雪等恶劣天气或其他不可控因素而影响正常出勤时，迟到30分钟以内的不计缺勤。超过30分钟的，按实际时长计请假时间，不计为迟到或早退。

遇恶劣天气，孕妇、家中有13岁（含）以下孩子的，或身体状况不好等其他情况的员工，在不影响工作的前提下，可以申请换休；或在工作指标可以衡量的前提下，经秘书长批准后，可在家上班。

第十五条  缺勤考核

（一）员工缺勤按照薪酬办法相应扣减工资、补贴等；

（二）因故不能及时到岗或需要提前离岗，应及时向上级提请事假，提请事假最低以半小时为基本单位；

（三）迟到或早退30分钟以内：每月累计2次不视为违纪，从第3次开始计为违纪，每违纪3次按旷工1天处理；

（四）迟到或早退超过30分钟：未按照规定提交请假流程并获得审批的，不足4小时，每次按旷工半天计算；4小时及以上，7.5小时及以下的，每次按旷工1天计算。迟到或早退超过30分钟，按照规定提交请假流程并获得审批的，请假时长少于实际缺勤时长的，缺勤时长按旷工处理。员工旷工期间，停发固定工资和绩效工资；

（五）员工年度内累计旷工满5天（或试用期内累计旷工1天）的，视为严重违纪，基金会有权立即解除其劳动合同，且不支付任何经济补偿金。

第四章  公文处理规定

第十六条  基金会秘书处公文是指在日常行政和各项工作事务中形成的具体有法定效力和规范格式的文书，是传达领导工作部署和要求，发布规章制度、请示、报告工作情况和答复问题，开展对外联系和工作商洽等方面的主要工具和手段。

第十七条  秘书处指定综合管理部为秘书处公文处理的协调部门，统一负责指导秘书处各部门的公文处理，并承担公文的日常管理工作。

第十八条  公文处理工作具有高度的严肃性、严谨性和时效性，必须严格执行上级有关规定，做到及时、准确。各部门形成的文件及所有公文要认真负责，确保公文质量;严格保密规定，确保公文安全。

第十九条  公文的种类

根据秘书处目前的工作实际和行文情况，常用公文大体可分为以下种类：

（一）决定：是用于对主要事项或重大活动做出安排、部署及任命和聘用干部的一种公文。决定一般包括处置性决定、公布性决定、部署性决定等；

（二）决议：是用于对相关重要事项经过会议讨论通过、付诸表决后形成的一种公文。决议一般包括上报性决议、下传性决议、公布性决议等；

（三）通知：是用于批示、指示下级机关或部门办理、执行工作事项、发布规定或转发上级机关、部门及不相隶属机关公文的一种文体。通知一般包括一般性通知、指示性通知、紧急通知等；

（四）通报：是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况的一种下行文。通报一般包括情况通报、表彰通报、处理通报等；

（五）报告：是用于向上级机关、领导汇报工作、反映情况，答复上级机关或领导询问的一种上行文。报告一般包括工作报告、情况报告、建议报告、答复报告等；

（六）请示：是用于下级机关向上级机关或领导请求指示、批准的上行文。请示一般包括批准性请示、解答性请示、批转性请示和询问、答复性请示等；

（七）批复：是用于上级答复下级或各部门请示事项的指导性文件。批复必须以下级单位的请示或报告为存在的条件，请示是上行文，批复是下行文。没有请示也就没有批复；

（八）函：是用于向有关部门、同级机构或与不相隶属的单位、个人之间商洽工作、请求批准、询问和答复问题等。函是一种规定性平行公文信件，但具有公文的法定效用。函一般包括商洽公务函、询问与答复函、请求批准函、邀请函等；

（九）会议纪要：是用于记载各种重要会议和外事活动情况的公文。会议纪要一般包括办公会议纪要、专题会议纪要和工作会议纪要等；

（十）工作简报：也称情况简报、工作动态等。用于反映基金会、各部门在不同阶段、不同时期内各方面工作进度情况和存在的主要问题，以达到相互交流、启发的通报作用。工作简报实际上是一种小型的内部刊物或信息通报，也是内部常用的一种文件。

第二十条  现行文号的划分

根据基金会、秘书处目前的工作行文的实际需要，现暂行设立以下几种文号：

（一）北樾基文字。用于对重要事项、重大活动，以基金会名义所制发的重要文件；

（二）北樾基人字。用于对基金会、秘书处的人事任免、聘用所制发的文件；

（三）北樾基函字。用于对与本会不相隶属关系的单位、个人之间商洽工作，询问、答复问题和请求批准所制发的文件。属于重要事项发函，由综合管理部统一编制文号;属于一般性事项，可用普通发函的形式，无须编制文号，只由综合管理部登记留存备案；

（四）北樾基秘字。用于以秘书处名义向上级机关、同级机构和不相隶属关系的单位、个人发出的公文及对秘书处内部所制发的文件；

（五）北樾基请字。用于向上级机关请示类文件。

随着工作的发展进程，今后将根据实际需要可再行增设文号种类。

第二十一条  公文的基本格式

公文一般由发文机关、秘密等级、密级程度、发文字号、签收发人、标题、主送机关、正文、附件、落款、发文时间、印章、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（一）发送机关应使用全称或规范化简称；

（二）涉及秘密的公文应标明密级、保密期限和份数序号；

（三）紧急公文应根据程度分别标明“特急”、“急件”；

（四）发文号包括部门代字、年份、序号；

（五）上级公文应在首页注明签发人姓名；

（六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应标明发送机关;除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；

（七）公文如有附件，应注明附件顺序和名称；

（八）公文除会议纪要、工作简报外，应加盖印章；

（九）抄送机关指除主送机关外需要了解公文内容的其他机关，应使用全称或规范化简称；

（十）成文日期以领导签发的日期为准。

第二十二条  公文行文的规则

（一）凡属于用基金会或秘书处名义印发的各类文件，在正式印发前，须载明起草人、核稿人、文件题目、主题词、报送、抄送、发送单位或人员，由综合管理部进行发文登记，统一编制文号，报秘书长批准后方可进行；

（二）属于部门职权范围内的事务，原则是由部门自行发文，但必须报秘书长批准；

（三）部门之间如对有关问题未经协商一致而擅自行文，秘书处将予以纠正和撤销；

（四）“请示”应一文一事，一般只写一个主送机关，若需要报送其他机关，应用抄送形式发文，但不得抄送下级机关；

（五）“报告”不得带有请求事项，对提出的意见和建议仅供上级机关参考，不经上级或领导同意采纳，不得擅自执行和实施；

（六）公文的字型字号：公文的标题用二号标宋字体，正文用三号仿宋字，正文中一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体。

第二十三条  公文审批流程

形成公文一般应按以下程序进行：部门拟稿人拟稿→拟稿部门负责人阅核并签名→（有关单位会签→）综合管理部核稿→综合管理部负责人审核签字→秘书长审阅签发→综合管理部登记编号 →印制样稿（拟稿部门确认）→综合管理部印制用印→综合管理部归类存档。

第五章 印章、证书使用管理规定

第二十四条  本规定所称印章是指基金会公章、法定代表人人名印章和财务专用印章。本规定所称证书是指基金会的《法人登记证书》正副本、《银行开户许可证》以及其他相关证书。  

第二十五条  印章管理

（一）印章的保管

1.理事会授权由秘书处综合管理部保管基金会印章；

2.保管人员要坚持原则，严格照章用印。用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰；

3.印章存放地点要求安全保险，严禁携带印章离开用印办公地点。

4.凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者，将追究保管者的责任。

（二）印章使用程序和批准权限

1.合同、协议用印，根据实际金额逐级批准；

2.其他文件用印，由秘书长批准。

（三）印章的使用

1.审批制度：凡需加盖公章的，须按审批程序审批后方可加盖公章。

（1）财务专用章，由财务负责人审批后，报秘书长审批签字后使用；

（2）基金会公章，基金会所有盖章文件必须由秘书长审批签字后使用；

（3）法人代表名章，法人代表本人及经书面授权的代理人审批签字后使用；

（4）需要再次用印的文件，如事先与用章签批人取得联系或有文字证明者，可以省去签批手续。但印章专管员应将文件名称及制发文件人姓名记录在案，以备查考。

2.用章审批流程：公文加盖印章和其他用印应通过OA提交申请。

（四）盖印要领

1.所盖印章应与行文落款一致；

2.印章应盖在文字页面落款处；

3.盖印要端正、清楚，上不压正文，下不压日期；

4.合同文件盖印时应盖骑缝印。

第二十六条  证书管理

（一）证照包括：基金会法人登记证、开户许可证、法定代表人身份证及复印件。 基金会法人登记证书挂在基金会对外办公的显著位置，其他证书和证书副本由专人妥善保管；

（二）对外使用基金会证书，须经秘书长同意，并在外出使用证书申请上签字后，方可外出使用，并按要求及时归还；

（三）不得涂改、出租、出借基金会证书；

（四）凡因证书使用或保管不当而造成严重事故者，将追究保管者的责任；

（五）处理流程：由申请人在基金会业务系统审核流程走完后，由秘书处经办人复印加盖公章，申请人自行领取；证照复印件还需加盖“仅供用于XXX再复印无效”章。证照扫描版严禁对外传送，但允许提供加盖“仅供用于XXX再复印无效”章的证照扫描版。

第六章  档案管理条例

第二十七条  为了确保北京华樾慈善基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，保障基金会各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《北京华樾慈善基金会章程》，特制定本管理办法。

第二十八条  档案归档范围

档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：

（一）上级主管部门的文件材料

1.需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料；

2.基金会要执行上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

3.领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

4.上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

（二）基金会的文件材料

1.基金会召开理事会及相关工作会议的会议文件，以及各种声像材料；

2.基金会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

3.基金会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

4.基金会的请示与上级部门的批复文件；

5.基金会年检、考核、评先材料；

6.基金会统计报表和统计分析资料；

7.基金会成立、合并、更名、印章、章程、制度等文件资料；

8.基金会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

9.基金会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

10.基金会与有关单位、团体、企事业单位签署的合同、协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

11.基金会工作人员聘用、考核、辞退、奖惩等文件材料；

12.其他具有保存价值的文件材料。

第二十九条  归档要求和时间

（一）归档具体要求为：

1.坚持部门收集、归档、管理档案制度。各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知秘书长；

2.由各部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档；

3.按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷；

4.基金会的立卷归档工作在秘书长的监督指导下进行。各部门专（兼）职档案管理员必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经秘书长检查合格后方可归档；

5.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档；

6.各部门具体承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交综合管理部归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁；

7.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号；

8.综合管理部要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平。应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用；

（二）归档的时间为：各部门对处理完毕或批存的文件材料，于次年1月份整理后交由综合管理部集中保管。会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由基金会财务人员保管。

第七章 办公设备使用管理规定

第三十条  办公设备是指使用寿命在一年以上或价值在1000元以上的办公类资产。

第三十一条  办公设备包括：传真机、电脑、复印机、打印机、扫描仪、照相机、摄像机、录音笔、办公家具及其它一切用于办公的器具设备。

第三十二条  办公设备的购置与管理

（一）本着统一购置、集中管理、物尽其用、注重保养的原则，由综合管理部和财务部负责管理，综合管理部负责设备的购置、登记、领用、维护及处置，财务部负责建账、折旧、下账；

（二）购置办公设备审批权限：由部门提出申请，秘书长审批；

（三）基金会办公物品的采购程序为：

1.各部门申请添置办公设备及价值1000元以上的物品，应于每年12月31日前向综合管理部提交购置计划；

2.综合管理部根据各部门申请计划及基金会的发展需要，每年两次（上下半年各一次）列出采购计划清单，报秘书长审批后，按计划采购；

3.特殊紧急需要的设备或物品，由使用部门填写申请单，写明申请理由，由综合管理部制订临时采购计划，报请秘书长审批后采购；

4.综合管理部根据货比三家的原则，至少向三家以上商家询价，选择质优价廉的物品，保证采购过程公开、透明；大宗物品的采购，应采用招标方式；

5.由财务部审核办公设备采购计划及方案，报秘书长审批；

6.办公设备及物品按规定采购程序办理手续后，由综合管理部统一负责购置。

第三十三条  综合管理部根据基金会批准的办公设备配置方案，向各使用部门分配有关办公设备，并与各部门负责人或使用人签订《办公设备领用单》。领用人员离职时，综合管理部负责与其办理办公设备交接事宜。

第三十四条  综合管理部负责建立与管理所有办公设备的档案，按本条例的交接管理办法由专人管理。设备档案应包括：

（一）购置发票复印件；

（二）关于售后服务与保修类的合同；

（三）各类应交费的文件及交费收据；

（四）基金会自购保险的文件；

（五）使用与维修的手册、指南一类材料；

（六）购买厂家有关人员，联络办法的信息；

（七）领用与交接登记卡；

（八）其它有关资料；

（九）应置备《固定资产卡片》。

第三十五条  办公设备应根据工作需要使用。基金会员工未经批准，不得使用基金会办公设备办理私人事务，包括不得使用基金会电话打私人长途电话。因执行公务需借用设备（如笔记本电脑、照相机等）外出的，应填写《设备借用单》，并于任务结束后及时归还。

第三十六条  办公设备的使用与维修必须按操作规程，实行专人负责制。

第三十七条  综合管理部负责统管设备维护和维修，部门领用设备由部门指定的领用人员，对所管所用设备的安全负全责。

第三十八条  因工作需要而配备给部门（或个人）的办公设备，实行部门（或个人）负责制，须在综合管理部进行办公设备的财产登记，并负责保持所领取、保管物品处于良好使用状态。发现问题、故障或丢失，应及时报告部门负责人及综合管理部，并负责查找原因，解决问题。归个人使用保管的办公设备如有遗失，应由个人或部门自购赔偿。如在正常使用中损坏，须报综合管理部修理，必要时以旧换新。

第三十九条  办公设备损毁的责任追究   　

（一）因人为因素或使用不当造成设备损坏的，视情节按损失金额（维修费用）的20％－50％由当事人承担经济赔偿；

（二）故意损坏的，由当事人照价赔偿；

（三）因保管不当造成遗失或被盗的，按设备现价由保管使用者先行赔偿。

第四十条  办公设备的处置

（一）办公设备属公有财产，任何人不得擅自处置；

（二）办公设备的变卖与报废，必须写出书面报告，按财务程序审批；

（三）办公设备处置后，由财务部、综合管理部作账处理；

（四）基金会员工离职，必须向接替工作的人员清点交接所管理使用的办公用品，由接管人员及综合管理部负责人在交接清单有关栏目上核准签字。未办妥交接手续者，一律不予结算工资。

第八章 办公用品使用管理规定

第四十一条  为使行政办公顺利进行，需要为员工配置办公用品。配置办公用品的原则是：提高办公效率，统一控制数量，节约经费开支。

第四十二条  办公用品的采购、保管、分发工作，由综合管理部负责，采取集中采购、登记领取、库存盘点、费用核算的原则。

第四十三条  基金会办公物品的采购程序

（一）综合管理部根据上年消耗量及基金会工作需要，每年两次（上下半年各一次）列出采购计划清单，报秘书长审批后，按计划采购；

（二）日常易耗品，由综合管理部做出计划，每季度采购一次；

（三）按照货比三家的原则，采购物美价廉的物品；

（四）办公物品应按计划节约使用，各部门指定专人于每月25日前申报下月办公用品领用计划，由综合管理部统一配发。

第四十四条  新员工一次性配发办公用品，离职时交回；笔、本、纸等消耗品根据实际需要领取。

第四十五条  综合管理部对各部门领用的办公用品进行登记。

第四十六条  基金会员工离职，必须向接替工作的人员清点交接所管理使用的办公用品，由接管人员及综合管理部负责人在交接清单上有关栏目核准签字。未办妥交接手续者，一律不予结算工资。

第九章  附则

第四十七条 本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。

第四十八条 本制度的解释权归北京华樾慈善基金会理事会。

第四十九条 本制度经基金会理事会审议通过之日起施行。